¿Cómo crear un presupuesto?

Además de ser una herramienta potente de facturación onlineKeyANDCloud posee un módulo de creación y envío de presupuestos. En este tutorial veremos cómo utilizar la funcionalidad de creación y gestión de presupuestos.

Crear un presupuesto y modificarlo

Antes de crear tu primer presupuesto en KeyANDCloud, asegúrate de tener al menos un cliente y un producto/ servicio ingresados en tu cuenta.

Crear un presupuesto

La funcionalidad de presupuestos de KeyANDCloud se encuentra en: Panel de Control > Presupuestos.

Hacemos clic en Crear nuevo presupuesto y rellenamos el formulario para generar un presupuesto:

Datos del presupuesto

En el primer apartado seleccionamos el cliente al que queremos generar el presupuesto e introducimos la fecha del mismo

Líneas presupuesto y observaciones

A continuación deben añadirse las diferentes líneas del presupuesto haciendo clic en Añadir línea. También podremos añadir otras observaciones y/o condiciones de pago (campo texto libre).

Añadir archivos adjuntos

KeyANDCloud nos permite subir archivos desde nuestro equipo pulsando Añadir ficheros o directamente desde ficheros que tengamos en el gestor documental. De esta forma podremos tener ficheros adjuntos al presupuesto que estamos creando.

Cuando tenemos todos los campos completados hacemos clic en Generar presupuesto.

Modificar o suprimir presupuesto

Para localizar el presupuesto creado y poderlo modificar, hacemos clic en Consultar presupuestos en el menú del Panel de control.

La lista de tu presupuestos también te informa sobre su estado, fecha, etc. A la derecha de cada línea aparece un menú de opciones para cada un de los presupuestos creado.

Desde  aquí puedes por ejemplo modificar (clic en modificar) o suprimir un presupuesto (clic en la flecha negra y suprimir).

Enviar y compartir un presupuesto con un cliente

Al crear un presupuesto nuevo aparecerá directamente una pantalla emergente que nos confirmará que el presupuesto se ha añadido correctamente.
En esta misma ventana emergente se proponen varias opciones de envío o consulta.

Existen tres formas de guardar y compartir tus presupuestos en KeyANDCloud que son:

  1. Enlace privado (1) > Visualizar / Compartir el presupuesto creado en línea gracias a un enlace dedicado
  2. Envío por correo electrónico (2) Enviar el presupuesto directamente por correo electrónico
  3. Copia del presupuesto en PDF (3) Visualizar el PDF del presupuesto y descargarlo.

Enviar presupuesto por correo electrónico

Seleccionando la opción de enviar el presupuesto por correo electrónico aparecerá otra pantalla emergente desde la cual podremos modificar el campo de asunto y el cuerpo del mensaje a enviar así como decidir de recibir o no una copia del mensaje.

Tu cliente recibirá un correo electrónico con el enlace privado hacia el presupuesto online y en fichero adjunto una copia del mismo presupuesto en formato .pdf.

Compartir el enlace del presupuesto con el cliente más tarde

Si decidimos no enviar el presupuesto directamente después de generarlo, podemos enviarlo más tarde ya que queda todo guardado en el Cloud y así siempre podremos localizar el presupuesto online o regenerar una copia en pdf.

Veamos como acceder de nuevo al presupuesto online gracias al enlace del presupuesto.

Para ello vamos a la lista de presupuestos creados desde la navegación del panel de control: Panel de Control> Presupuestos> Consultar presupuestos.

Desde esta pantalla tenemos la posibilidad de realizar múltiples opciones como suprimir, descargar en PDF, cambiarlo a aceptado, enviarlo por e-mail, etc. También podemos modificar los presupuestos haciendo clic a Modificar. Además en una de las columnas encontraremos el enlace del presupuesto; si hacemos clic se abriré en nuestro navegador:

  1. Número del Presupuesto
  2. Número y Nombre del Cliente
  3. Navegar por las páginas del presupuesto
  4. Descargar en PDF
  5. Enviar por Email
  6. Opción 6a. Revisar / 6b. Rechazar / 6c. Aceptar
  7. Historial de Conversación

Haciendo clic en el botón de Enviar por e-mail (5) aparecerá una pantalla emergente desde la que vamos a poder enviar de nuevo el enlace y el .pdf del presupuesto a una o varias direcciones de correo electrónico.

No olvides añadir las direcciones de correo de los destinatarios del correo (pulsa “ENTER” en tu teclado o pantalla para añadir una dirección, y pulsa “RETURN” para borrar).

Cuando este aceptado un presupuesto, además de recibir una notificación por e-mail, verás el estado del presupuesto automáticamente cambiado por “Aceptado”: sea en tu lista de presupuestos (Panel de Control > Presupuestos > Consultar presupuestos) o directamente desde el enlace del presupuesto.

Transformar un presupuesto en factura

Una vez aceptado un presupuesto tenemos la posibilidad de transformarlo en factura directamente o en factura proforma con tan sólo un clic.

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