¿Cómo crear una factura?

El programa de facturación online KeyANDCloud te permite crear facturas de manera muy sencilla en pocos minutos y en total libertad. Aprende a configurar tu KeyANDCloud para presentar a tus clientes facturas profesionales.

En KeyANDCloud puedes consultar o crear facturas desde tu Panel de Control.

Crear factura

Vamos a ir a Panel de Control > Crear nueva factura.

El formulario KeyANDCloud de creación de factura online propone tres grandes apartados de datos a rellenar de manera muy intuitiva.

Datos factura

Este primer apartado nos servirá para introducir los datos básicos de la factura como son el cliente, la forma de pago, la cuenta bancaria, etc.

Además KeyANDCloud integra un conversor de divisas directamente al formulario de creación de facturas, es decir, nos permite generar facturas en cualquier moneda y cualquier momento.

Líneas factura

A continuación tenemos que ir añadiendo los artículos con descripción, precio, cantidad e impuestos respectivos.

Una vez rellenados todos los campos tenemos dos posibilidades:

  1. Generar una factura directamente (factura)
  2. Guardar tu factura como borrador (proforma)

De factura proforma a factura normalizada

Para transformar un proforma en factura, accede a la lista de tus facturas: Panel de Control > Facturas > Consultar Facturas.

Antes de transformarla en factura, tenemos la posibilidad de modificar, suprimir, clonar, descargar en PDF o generar una nota de entrega. Si hacemos clic en Finalizar  ya tenemos generada la primera factura con KeyANDCloud.

Enviar una factura a tu cliente, guardar factura en pdf

Ahora puedes compartir la factura con tu cliente gracias a un enlace temporal y securizado, via e-mail o guardar la factura en pdf.

Acceder a mis facturas

Siempre tenemos la posibilidad de acceder a tus facturas: Panel de Control > Facturas > Consultar Facturas.

Haciendo clic en el botón señalado podremos:

  • Rectificar una factura
  • Cobrar una factura
  • Enviar una factura por correo electrónico directamente desde KeyANDCloud
  • Comprobar las veces que una factura se ha enviado por e-mail
  • Clonar una factura
  • Anular una factura
  • Generar una nota de entrega de factura

Modificar la numeración de todas las facturas

Antes de cambiar toda la numeración de tus facturas tienes que haber creado almenos una factura. Por defecto esta factura tiene el número 1.

Si quieres empezar tu facturación con el número de factura 126 por ejemplo, cambia el número de la primera factura por 126 en la casilla de “Factura”.

Hacemos clic en editar para guardar tus cambios.La factura tiene ahora el número 126.

Para no tener que modificar a mano cada número de factura podemos modificar la numeración general de tus facturas desde los contadores.

Para ello accede a  Panel de Control > Configuración > Contadores de tu cuenta KeyANDCloud.

Hacemos clic en modificar para editar el contador de facturas:

La próxima factura que generemos tendrá el número 127, la siguiente el número 128 y así sucesivamente.

Desde el contador de facturas KeyANDCloud, hemos cambiado la numeración de facturas en KeyANDCloud.De la misma manera (Configuracion> Contadores) podemos modificar la numeración de clientes, artículos, borradores, albaranes, etc.

Facturación: Opciones avanzadas

KeyANDCloud nos permite agrupar todos los albaranes pendientes de facturar para enviarlos agrupados en una factura general y crear periodicidades para que las facturas se generen automáticamente en el periodo de tiempo que indiquemos.

Facturación de albaranes y albaranes agrupados

Para facturar tus albaranes, vamos a Panel de Control > Albaranes y Facturas > Facturación.

Empezamos marcando los clientes y/o albaranes que queremos facturar. Tenemos la opción de agrupar albaranes en la misma factura y de enviar por correo electrónico una factura.

Una vez terminada la selección, hacemos clic en Facturar albaranes.

Por lo tanto, podremos presentar a nuestros clientes una factura profesional y detallada de forma rápida y sencilla.

Facturas periódicas

Para poder enviar facturas periódicas a nuestros clientes, en KeyANDCloud hemos desarrollado un apartado especial que encontramos en: Panel de control > Periodicidades.

De manera muy intuitiva podemos configurar todas las opciones de facturas periódicas, cliente por cliente, y que KeyANDCloud gestione el envío de las facturas de manera que no hará falta preocuparnos más.

 

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