¿Cómo gestionar las compras y gastos?

En nuestro negocio muchas veces realizaremos gastos. KeyANDCloud nos permite diferenciar los gastos, refiriéndose básicamente a los suministros, de las compras. Para introducir tanto gastos como compras tenemos que seguir unos pasos descritos aquí abajo.

¿Cómo crear un nuevo gasto?

Tenemos que ir al menú lateral: Panel de control-> Compras y Gastos-> Crear nuevo gasto

Datos gasto

En este primer apartado tenemos que rellenar campos referentes al gasto que estamos creando como el título, proveedor, forma de pago, etc. Además KeyANDCloud nos permite subir un fichero adjunto al gasto.

Datos impuestos

Aquí podemos añadir tanto el I.V.A. aplicado como la retención IRPF para nuestro gasto.

Una vez rellenados todos los campos, hacemos clic en Crear gasto (flecha).

¿Cómo crear una nueva compra?

En primer lugar, vamos al menú lateral: Panel de control > Compras y Gastos > Crear nueva compra

Datos gasto

Una vez dentro, tenemos que rellenar los mismos campos que hemos visto antes con los gastos.

Líneas factura

En este segundo apartado, introducimos los artículos que conformarán nuestra compra con su precio, cantidad, impuesto y descuento aplicado. Podemos añadir nuevos artículos haciendo clic en Añadir línea (recuadro azul). Una vez completadas todas las líneas de factura que queremos, vemos que tenemos el resumen de la compra abajo a la derecha (recuadro verde).

Finalmente tenemos la posibilidad de añadir otras observaciones y/o condiciones de pago.

Una vez rellenados los campos, hacemos clic en Crear gasto (flecha).

¿Cómo consultar los gastos?

KeyANDCloud nos permite tener un control sobre nuestros gastos. Para consultarlos tenemos que ir a: Panel de control > Compras y Gastos > Consultar gastos.

Una vez dentro, aparecen todos los gastos y compras introducidos y tenemos la opción de visualizar, editar o anular haciendo clic en la cabeza de flecha (recuadro).

Además, en la parte superior de la pantalla también tenemos la posibilidad de exportar todos los clientes en una hoja excel haciendo clic en Exportar.

Si hacemos clic, aparece una pantalla donde podemos definir el periodo de exportación de gastos. Al hacer clic en Exportar csv, se descarga automáticamente la hoja excel con todos los gastos o los comprendidos entre el periodo introducido.

Los gastos pueden clasificarse en diferentes tipos de gastos. Para ello, primero tenemos que definir qué tipos de gastos queremos que conformen esta clasificación. Para visualizar los tipos de gastos ya creados hacemos clic a Tipos de gastos.

Entonces podremos modificar o suprimir los diferentes tipos de gasto ya creados o añadir uno nuevo haciendo clic en Nuevo tipo de gasto.

El siguiente paso es completar los campos necesarios para la creación de un nuevo tipo de gasto: nombre, número de cuenta contable y tipo de cuenta. Una vez completados, hacemos clic en Añadir.

Recibos

Una vez añadido un gasto no pagado, lo encontraremos también en recibos. Para acceder tenemos que ir a Panel de Control > Compras y Gastos > Recibos.

En esta pantalla encontraremos todos los recibos y tenemos la posibilidad de pasarlos a Pagados seleccionando el recibo que queramos y haciendo clic en Confirmar recibos. Desde aquí también podemos introducir la fecha de pago.

A partir de este momento, los recibos seleccionados los vamos a encontrar a Pagados. Para acceder tenemos que ir a Panel de Control > Compras y Gastos > Pagados.

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