Importación

La importación de tus datos (clientes, artículos o facturas) a KeyANDCloud, mediante Excel desde tu programa de contabilidad es simple y rápida. Sólo tienes que seguir unos sencillos pasos:

1 – Accede a importación desde aquí: https://app.keyandcloud.com/import

2- Si no tienes un fichero de importación generado por tu programa de contabilidad/facturación, descarga el ejemplo del fichero Excel para importación de Clientes, Artículos, Facturas o Gastos que encontrarás en “Ayuda Importación”

En los siguientes pasos, te vamos a explicar cómo importar estos ficheros de una manera eficiente y rápida.

Sugerencia: Cuanto más completa esté la base de datos, mejor podrás trabajar con KeyANDCloud.

1.1 Importación de contactos (Clientes, proveedores y acreedores):

Al descargar el fichero de Excel. Cada columna corresponde a un campo de la ficha de contacto. Son los siguientes:

• Código: Código de contacto
• Nombre / Razón Social: Nombre de cliente/empresa
• Apellido: Apellido de cliente
• NIF: Numero de identificación de fiscal (o cualquier otro documento de identificación)
• E-mail(s): Email (Es posible poner apenas uno)
• Dirección: Dirección de facturación
• Código postal: Código postal
• Ciudad: Ciudad de contacto
• Provincia: Localidad de contacto
• País: Es necesario convertir el país a código de 2 letras. (ej:  ES = España). Si no sabes el código, consulta la normativa ISO3166 Alfa 2
• Cuenta Contable: Cuenta de contable de contacto
• Teléfono: Teléfono de contacto
• Móvil: Móvil de contacto
• Fax: Fax de contacto
• Página web: Página web de contacto
• IBAN: (Campo obligatorio si la forma de pago es recibo) IBAN de contacto
• Banco (SWIFT/BIC): Identificador de Banco
• Mandato SEPA: Mandato SEPA (no es obligatorio, en el caso de utilizarlo, tienes que informarte con el banco)
• Observaciones: Observaciones de contacto
• Vencimiento: Rellenar con tipo de vencimiento (1 – a la vista; 2 – 30 días; 3 – 60 días; 4– 90 días)

Forma de pago:

• 1 – Contado
• 2 – Tarjeta
• 3 – Cheque
• 4 – Recibo
• 5 – A la vista
• 6 – Transferencia
• 7 – Caja
• 9 – Tarjeta Visa

Activado: Es posible tener los contactos activos o desactivados, en el caso que te gustaría poder controlarlo – 1 para Activado, 0 para Desactivado

Idioma factura: Elige y personaliza el idioma de las facturas, en castellano; catalán; inglés; francés; portugués.

Etiquetas: Si quieres agrupar los contactos por etiquetas para facilitar la búsqueda, puedes añadir estos grupos.

¡Puede ser muy útil!

1.2 Importación de artículos:

Al descargar el fichero de Excel. Cada columna corresponde a un campo de la ficha de artículo. Son los siguientes:

• Código Artículo: Código principal del artículo (Ejemplo: 1,2,3; KEY123, AND456, CLOUD789) – Este campo puede contener únicamente números, letras, guión “-“ y punto “.”.
• Código Alternativo: Código secundario del artículo (Ejemplo: SKU; ISBN; UBS; Etc).
• Descripción: Título de artículo.
• Familia: En el caso que quieras agrupar los artículos por familia.
• Unidad: puedes elegir la unidad de tu artículo (Ejemplo: unidad, kilogramo, hora, dia, mes, otro, pulgada, centímetro, pie o metro). Para rellenar este campo, se tiene que utilizar “un” “kg” “hr” “dia” “mes” “ot” “in” “cm” “ft” o “m”
• Control de stock: Si quieres activar el control de stock en el artículo introduce “1”, en caso contrario puedes introducir un “0”.
• Cuenta contable de ingreso: especifica el tipo de cuenta contable (lo puedes consultar con tu gestor) o puedes dejarlo vacío. En este caso, saldrá por defecto  la cuenta contable genérica.
• Cuenta contable de gasto: especifica el tipo de cuenta contable (lo puedes consultar con tu gestor) o puedes dejarlo vacío. En este caso, saldrá por defecto  la cuenta contable genérica.
• Descripción: Descripción más detallada del artículo.
• P.V.P: Precio.
• Impuesto incluido: Si en el precio, el impuesto ya está incluido introduce “1”, caso contrario puedes introducir un “0”.
• Artículo Suplido: Si el artículo es suplido introduce “1”, en caso contrario introduce “0”.
• Precio de compra: Este campo es muy útil a la hora de crear la factura de compra de tu proveedor.
• Impuesto Ventas: Introduce el valor del impuesto de la venta. (Ejemplo de IVA: 21; 10; 4; 0)
• Impuesto Compras: Introduce el valor del impuesto de la compra. (Ejemplo de IVA: 21; 10; 4; 0)
• Stock Inicial: Si has activado el control de stock, introduce tu stock inicial. (Ejemplo: 0; -20; 150)
• Etiquetas: Para facilitar tu búsqueda, puedes agrupar los artículos creando etiquetas.

1.3 Importación de facturas de venta:

Al descargar el fichero de Excel. Cada columna corresponde a un campo de la ficha de factura/albarán. Son los siguientes

• Estado – “F”  para Factura, “A” para albarán
• Serie – Introduce la serie de factura (antes de importar este fichero, verifica que tienes la serie creada en “Configuración > Serie” (Ej: 2019)
• Cod_factura: Código de factura (Recomendamos que si quieres continuar con la numeración correlativa, ir a “Configuración” > “Contadores” y actualizar el número de factura. Si, por ejemplo, la última factura que has importado es la factura 388, tienes que introducir este número)
• Cod_cliente: Código de cliente (Recomendamos importar o dar de alta los contactos para poder importar las facturas con éxito)
• Fecha_factura: Fecha de creación de la factura
• Total: Importe total de la factura
• Vencimento_id: Elige el tipo de vencimiento introduciendo 1> A la vista; 2> 30 días; 3> 60 días; 4 > 90 días

Forma_pago_id: Elige una de las siguientes formas de pago:

• 1 – Contado
• 2 – Tarjeta
• 3 – Cheque
• 4 – Recibo
• 5 – A la vista
• 6 – Transferencia
• 7 – Caja
• 9 – Tarjeta Visa

Moneda_cambio: En caso que sea el Euro (€), se tiene que introducir “EUR”, por ejemplo.

Taxa_cambio: Taxa de cambio de divisa – rellenar solo si necesario

Fecha_taxa_cambio: Fecha de taxa de cambio de divisa – rellenar solo si necesario

Retencion: Si se aplica Recargo de Equivalencia, introduce “1” – En caso contrario, introduce un “0”

Recargo: Si se aplica Recargo de Equivalencia, introduce “1” – En caso contrario, introduce un “0”

Observaciones: Observaciones de factura

1.4 Importación de facturas de compra:

Al descargar el fichero de Excel. Cada columna corresponde a un campo de la ficha de gasto. Son los siguientes

Titulo – Título de factura

Serie – Introduce la serie de factura (antes de importar este fichero, verifica que tienes la serie creada en “Configuración > Serie”

• Cod_despesa – Código de gasto/factura de compra
• Cliente_cod_cliente – Código de proveedor o acreedor
• Fecha_factura – Fecha de factura
• Total – Suma total de gasto/compra
• Fecha_vencimiento- Fecha de vencimiento
• Forma_pago_id: Elige una de las siguientes formas de pago:
  • 1 – Contado
  • 2 – Tarjeta
  • 3 – Cheque
  • 4 – Recibo
  • 5 – A la vista
  • 6 – Transferencia
  • 7 – Caja
  • 9 – Tarjeta Visa

Factura_proveedor – Numero de factura de proveedor

Tipo – Cuenta contable de tipo de gasto

Retencion – Valor de IRPF

Recargo – Si deseas activar el Recargo de Equivalencia, introduce “1”. En caso contrario, introduce “0”

Observaciones – Observaciones de la factura

Cod_articulo – Código de artículo

Descripcion – Descripción de artículo

Precio – Precio de artículo

Cantidad – Cantidad por artículo
Descuento – Descuento por artículo

Iva_incluido – En el caso de la normativa de España, si en el precio, el IVA ya está incluido introduce “1”, caso contrario puedes introducir un “0”.

Valor_iva: En el caso de la normativa de España, introduce el IVA al cual vendes el artículo: 0, 4, 10 o 21. Sin porcentaje.

Pagado – Estado de pago. Factura pagada? Introduce un 1, en caso contrario, introduce un 0.

Para finalizar, tenemos el apartado de historial de importación, donde encontrarás todas las importaciones que se han hecho a lo largo del tiempo en tu cuenta KeyANDCloud.

En todo momento puedes acceder a las versiones importadas gracias al botón Descargar disponible en cada línea de importación.

Cualquier duda que tengas sobre la importación, contacta el soporte cliente via chat. ¡Estaremos en línea para ayudarte!